Forschungszulage – Dokumentationspflichten für Unternehmen

Die Forschungszulage ist ein wirkungsvolles Instrument, um Forschung und Entwicklung (FuE) in Deutschland steuerlich zu fördern. Damit Unternehmen die Förderung erhalten, müssen sie ihre FuE-Aktivitäten und Kosten lückenlos dokumentieren. Die Dokumentation ist nicht nur für die Antragstellung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) entscheidend, sondern auch für die Prüfung durch das Finanzamt.

In diesem Blog-Beitrag erklären wir, welche Unterlagen erforderlich sind, wie sie geführt werden sollten und welche Best Practices sich in der Praxis bewährt haben.

Einen umfassenden Überblick über die Forschungszulage geben wir hier.

Bedeutung der Dokumentation

Die Forschungszulage basiert auf zwei Prüfprozessen:

1. Inhaltliche Prüfung durch die BSFZ – Fokus auf den technischen FuE-Charakter (Projektinhalt, Ziel, Struktur).
2. Finanzielle Prüfung durch das Finanzamt – Fokus auf korrekte Aufwandsnachweise (Arbeitsstunden, Personalkosten, Belege).

In beiden Fällen gilt: Ohne eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation steigt das Risiko von Verzögerungen, Nachfragen oder sogar Ablehnungen. Eine saubere Dokumentation sorgt für Transparenz und Nachweisbarkeit.

Einen ausführlichen Blog-Beitrag zu den Förderkriterien und der Prüfung durch die BSFZ gibt es hier.

Was muss dokumentiert werden?

Die erforderliche Dokumentation lässt sich in vier Hauptkategorien unterteilen:

1. Projektbeschreibung + Fortschritt
2. Arbeitszeiten / Personalkosten
3. Externe Auftragsforschung
4. Nachweise & Belege

Form der Dokumentation

Das Gesetz schreibt keine feste Form vor, jedoch muss die Dokumentation prüfbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sein. Bewährt haben sich:

• Digitale Zeiterfassungssysteme
• Zentrale elektronische Projektordner
• Versionierte Dokumente (z. B. bei Berichten und Plänen)
• Standardisierte Vorlagen für Berichte und Protokolle

Die Dokumentation muss unabhängig von der jeweiligen Form die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ erfüllen.

Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung

Die Erfassung der Arbeitszeit ist ein kritischer Punkt bei der Forschungszulage, da die förderfähigen Kosten maßgeblich auf den Personalkosten basieren.

Wir empfehlen:

• Arbeitszeiten tages- oder wochengenau dokumentieren, elektronisch oder in Papierform
• Verwendung bereits vorhandener Tools
• Projektspezifische Buchungscodes nutzen
• Klare Trennschärfe zwischen FuE und anderen Tätigkeiten
• Keine Pauschalzuweisungen, sondern konkrete Stunden pro Tag und Projekt

Besonderheiten bei externer Auftragsforschung

Bei der Beauftragung externer Forschungspartner müssen folgende Punkte dokumentiert werden:

• Vertragliche Vereinbarungen mit eindeutiger Projektzuordnung
• Rechnungen mit detaillierter Leistungsbeschreibung
• Nachweis, dass der Auftragnehmer tatsächlich FuE-Tätigkeiten erbracht hat

Prüfung durch BSFZ und Finanzamt

Die BSFZ bewertet die Projektbeschreibung und prüft die FuE-Kriterien. Sie interessiert sich dabei nicht für die detaillierte Kostenaufstellung, sondern ausschließlich für den technischen bzw. inhaltlichen Fördertatbestand.

Das Finanzamt hingegen prüft die Personalkosten sowie die weiteren geltend gemachten Ausgaben. Es vergleicht die eingereichten Unterlagen mit den Angaben in der Steuererklärung und kann zusätzliche Nachweise zu Arbeitszeiten, Verträgen oder Rechnungen anfordern.

Aufbewahrungsfristen

Für die Forschungszulage gelten die allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung:

• 4 Jahre nach Wirtschaftsjahr der Aufwendungen
• Empfohlene Dokumentationsdauer: 6 bis 10 Jahre – insbesondere, falls Prüfungen Jahre später erfolgen

Wir raten dazu, sämtliche projektbezogenen Unterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren, um auch nachträglichen Prüfungen standhalten zu können.

Häufige Fehler in der Praxis

• Fehlende Echtzeitdokumentation – Nachträgliches Rekonstruieren von Zeiten und Tätigkeiten ist fehleranfällig.
• Unklare Zuordnung von Stunden und Kosten zu konkreten Projekten.
• Fehlende Unverfälschbarkeit – Excel-Listen ohne Signatur oder Ausdrucken nicht GoBD-konform.
• Vermischung förderfähiger und nicht förderfähiger Tätigkeiten ohne saubere Abgrenzung.
• Fehlende Belege bei externer Auftragsforschung.

Best Practices

1. Frühzeitig starten: Notwendige Dokumentation ab Projektbeginn anlegen.
2. Geeignete Dokumentationsform wählen: Ob ERP-Struktur, Excel oder Zeiterfassungstool – maßgeblich sind GoBD-Fähigkeit und Nutzerakzeptanz.
3. Standardisierte Formate nutzen: Einheitliche Vorlagen sparen Zeit und erleichtern die Prüfung.
4. Projektverantwortliche benennen: Klare Zuständigkeit für die Pflege der Unterlagen.
5. Mitarbeiterschulung: Frühzeitige Information und Schulung der Beteiligten zur Dokumentationspflicht erhöht die Genauigkeit und Akzeptanz.
6. Regelmäßige interne Prüfungen: Mindestens quartalsweise Kontrolle der Dokumentationsqualität.

Mehr Fördermittel. Weniger Aufwand.

Eine präzise, revisionssichere Dokumentation ist unerlässlich für eine erfolgreiche Beantragung und Genehmigung der Forschungszulage. Sie sichert nicht nur die Förderfähigkeit, sondern schützt Unternehmen vor späteren Prüf- oder Rückforderungsrisiken. Wer von Anfang an klare Prozesse etabliert, geeignete Tools nutzt, Mitarbeitende schult und Nachweise systematisch aufbereitet, legt den Grundstein für eine effiziente und rechtssichere FuE-Förderung.

Wir bei DnA Ventures unterstützen Sie von der Antragstellung bis hin zur erforderlichen Dokumentation Ihrer Projekte. Mit fundierter Branchenexpertise und einem erprobten Verfahren sorgen wir dafür, dass Ihre Forschungszulage schnell genehmigt wird.

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