Welche Dokumentation benötigt das Finanzamt für die Forschungszulage? Von Stundennachweisen und Lohnkonten bis Auftragsforschung und Projektstatus.

Dr. Anne Küsters, 26. Oktober 2026

Die wichtigste Dokumentation für die Forschungszulage wird beim Antrag häufig gar nicht hochgeladen. Der Antrag auf Forschungszulage wird elektronisch über Mein ELSTER gestellt. Grundsätzlich müssen dabei keine Belege beigefügt werden. Das bedeutet aber nicht, dass Unternehmen auf Dokumentation verzichten können. Das Finanzamt kann im Rahmen seiner Prüfung Nachweise anfordern und erwartet dann, dass die geltend gemachten FuE-Aufwendungen nachvollziehbar hergeleitet werden können.  

Für Start-ups ist deshalb nicht entscheidend, möglichst viele Dokumente zu produzieren. Entscheidend ist, das FuE-Projekt so klar zu dokumentieren, dass die angefallenen Arbeitszeiten und Kosten später nachvollziehbar und nachweisbar zugeordnet werden können.

Die BSFZ prüft das Projekt. Das Finanzamt prüft die Kosten.

Bei der Forschungszulage gibt es zwei unterschiedliche Prüfungen. Die BSFZ beurteilt zunächst, ob das Vorhaben grundsätzlich als Forschung und Entwicklung im Sinne des Forschungszulagengesetzes einzuordnen ist. Liegt eine positive Bescheinigung vor, wird diese grundsätzlich direkt an das zuständige Finanzamt übermittelt. Danach beginnt die finanzielle Seite.

Beim Finanzamt wird nach Ablauf des jeweiligen Wirtschaftsjahres beantragt, welche förderfähigen Aufwendungen tatsächlich entstanden sind. §5 FZulG verlangt, dass die FuE-Vorhaben und die dazugehörigen Aufwendungen so genau bezeichnet werden, dass eine Überprüfung möglich ist.  Die BSFZ beantwortet also primär die Frage: Ist das ein begünstigtes FuE-Vorhaben? Das Finanzamt beantwortet anschließend: Welche förderfähigen Kosten sind in diesem Wirtschaftsjahr tatsächlich entstanden? Genau für diese zweite Frage braucht es belastbare Dokumentation.

Bei Personalkosten zählt nicht nur das Gehalt, sondern der FuE-Anteil

Für viele Software-, AI- und Deep-Tech-Startups sind Personalkosten der größte Kostenblock der Forschungszulage. Das Finanzamt muss deshalb nachvollziehen können, welche Mitarbeiter am begünstigten FuE-Vorhaben gearbeitet haben und welcher Teil ihrer Arbeitszeit tatsächlich auf diese Tätigkeiten entfällt.

Nach den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums sollten dafür insbesondere die Lohnkonten der im Projekt beschäftigten Arbeitnehmer sowie individuelle Aufzeichnungen über deren Arbeitseinsatz vorgehalten werden. Die Dokumentation muss eine nachvollziehbare Zuordnung zwischen Mitarbeiter, FuE-Vorhaben und Arbeitszeit ermöglichen.  

Das BMF stellt dafür einen eigenen Muster-Stundenzettel bereit. Wichtig ist aber: Dieses konkrete Muster ist optional. Unternehmen können auch andere Systeme nutzen, solange die Aufzeichnungen nachvollziehbar und prüfbar sind. Elektronische Aufzeichnungen sind genauso möglich wie papierbasierte Dokumentation.  

Für ein Startup bedeutet das praktisch: Ein Jira-Ticket allein ersetzt keine belastbare Arbeitszeitzuordnung. Gleichzeitig braucht es auch kein kompliziertes Fördermittel-System. Die Dokumentation muss zeigen können, wer wann in welchem Umfang an welchem begünstigten FuE-Vorhaben gearbeitet hat.

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Auftragsforschung braucht einen nachvollziehbaren Vertrag

Auch bei externen Entwicklungspartnern endet die Dokumentation nicht bei der Rechnung. Für Auftragsforschung muss der Auftraggeber die Höhe und Entstehung der geltend gemachten Aufwendungen durch geeignete Unterlagen nachweisen können. Nach dem BMF-Schreiben gehört dazu insbesondere der Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, der auf Anforderung des Finanzamts vorgelegt werden können muss. Der Vertrag sollte deshalb zur tatsächlichen Projektstruktur passen.

Wenn ein Unternehmen beispielsweise einen externen Engineering-Partner mit einem klar definierten FuE-Arbeitspaket beauftragt, sollte aus den Unterlagen nachvollziehbar werden, welche technische Aufgabe bearbeitet wird und welche Kosten dafür entstehen. Eine generische Rechnung über "Software Development" schafft diese Verbindung nur begrenzt.

Für nach dem 27. März 2024 beauftragte FuE-Vorhaben werden grundsätzlich 70 Prozent des entstandenen Entgelts als förderfähiger Aufwand berücksichtigt. Die Kostenbasis muss trotzdem nachvollziehbar dokumentiert sein.

Bei Maschinen und Hardware müssen Kosten und Nutzung zusammenpassen

Für Hardware-, Robotics- und Advanced-Manufacturing-Unternehmen können auch bestimmte bewegliche Wirtschaftsgüter relevant sein. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann die Wertminderung eines Wirtschaftsguts berücksichtigt werden, wenn es für das FuE-Vorhaben erforderlich ist und ausschließlich eigenbetrieblich darin verwendet wird.  Auch hier sollte sich die Logik durch die Unterlagen ziehen.

Welches Wirtschaftsgut wurde angeschafft oder hergestellt? Welche Wertminderung wird angesetzt? In welchem FuE-Vorhaben wird es verwendet? Warum ist es für dieses Projekt erforderlich? Bereits im BSFZ-Verfahren müssen relevante Wirtschaftsgüter gegebenenfalls dem Vorhaben und den entsprechenden Abschnitten des Arbeitsplans zugeordnet werden.

Für die neue Gemeinkostenpauschale braucht es keine Sammlung jeder einzelnen indirekten Ausgabe

Für FuE-Vorhaben, die nach dem 31. Dezember 2025 beginnen, werden zusätzlich pauschal 20 Prozent der übrigen förderfähigen Aufwendungen als Gemein- und Betriebskosten berücksichtigt. Der Punkt der Pauschale liegt gerade darin, diese Kosten nicht einzeln dem Forschungsprojekt zuordnen zu müssen. Unternehmen müssen also nicht versuchen, beispielsweise jeden Anteil von Büro-, Verwaltungs- oder sonstigen indirekten Kosten individuell auf das FuE-Vorhaben herunterzubrechen.

Entscheidend ist stattdessen, dass die zugrunde liegenden förderfähigen Aufwendungen korrekt ermittelt wurden. Auf dieser Basis wird die Pauschale berechnet.

Was viele Unternehmen vergessen: den Projektstand zum Jahresende

Die Forschungszulage wird wirtschaftsjahrbezogen beantragt. Bei einem mehrjährigen Entwicklungsprojekt reicht es deshalb nicht, nur irgendwann am Ende des gesamten Projekts eine Dokumentation zu erstellen.  Das BMF verlangt für den Fall einer Prüfung nachvollziehbare Unterlagen über die Ermittlung der förderfähigen Aufwendungen und über den Stand des FuE-Vorhabens am Ende des jeweiligen Wirtschaftsjahres. Dazu kann eine kurze Beschreibung gehören, welche Arbeiten bis zu diesem Zeitpunkt durchgeführt wurden und wie weit das Projekt fortgeschritten ist.  

Nach dem BMF-Schreiben ist keine abschließende Dokumentation über sämtliche Forschungsergebnisse am Ende des FuE-Vorhabens erforderlich.  Das Ziel ist also nicht, einen wissenschaftlichen Abschlussbericht für das Finanzamt zu schreiben, das Ziel ist Nachvollziehbarkeit.

Gute Dokumentation entsteht während der Entwicklung

Der häufigste Fehler ist deshalb nicht ein fehlendes Formular. Es ist der Versuch, die Projektwirklichkeit zwei Jahre später aus Kalendern, Tickets, Rechnungen und Erinnerungen zu rekonstruieren.

Gerade in Startups verändert sich ein FuE-Projekt schnell. Mitarbeiter wechseln zwischen Arbeitspaketen. Ein technischer Ansatz wird verworfen. Externe Spezialisten kommen hinzu. Ein Prototyp entwickelt sich zur nächsten Produktgeneration.

Wenn diese Veränderungen während des Projekts sauber dokumentiert werden, wird die spätere Kalkulation deutlich einfacher.

Die beste Forschungszulagen-Dokumentation ist kein zusätzlicher Bürokratieprozess. Sie ist eine nachvollziehbare Verbindung zwischen technischer Arbeit und den Kosten, die dabei entstehen. Das ist letztlich auch das, was das Finanzamt sehen können muss.

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Über DnA Ventures

Aus der Industrie, für die Industrie: DnA Ventures verbindet Industrie- und Startup-Erfahrung mit Venture Capital und nicht verwässernder FuE-Finanzierung. Ansprechpartnerinnen für eine erste Förderfähigkeitsprüfung sind Anna Saari und Maite Pazmino.

Hinweis: Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die tatsächliche Förderfähigkeit und Förderhöhe hängen vom Einzelfall ab. Rechtsstand: 8. September 2026.

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